“Sabes lo que tienes que hacer, pero tu cerebro no quiere hacerlo”
La Neuroproductividad es un cóctel entre Neurociencia (formada por Neurobiología y Neuropsicología), Inteligencia Emocional y Productividad Personal que codifica y capacita a nuestro cerebro para lograr los mejores resultados tanto en nuestra vida profesional como en la personal.
La metodología Neuroproductividad aplica las técnicas de la neurociencia para organizar la carga de trabajo y, así, obtener el rendimiento óptimo del cerebro. Su finalidad es transformar radicalmente los hábitos para optimizar y automatizar mucas de las tareas que hacemos.
Intentar cambiar por completo la forma de trabajar de una persona es prácticamente una utopía. La resistencia al cambio es inmediata porque el cambio consume mucha energía y la misión del cerebro es gastar la mínima posible.
Por eso, esta “Guía”, propuesta por Miquel Nadal y David Carulla se compone de 12 claves o trucos que pueden parecer muy simples y fácilmente aplicables, pero por esa resistencia al cambio que tenemos, no deben aplicarse al mismo tiempo.
Algunas recomendaciones para aplicar estas claves son:
1º) Elige una de las 12 claves: la que te apetezca más o la que veas más viable para incorporar de forma inmediata.
2º) Prueba como mínimo durante un mes seguido y evalúa el resultado. Si te ha funcionado, incorpóralo a tu rutina diaria. Si no, elimínalo de tu lista y escoge otra clave.
3º) No incorpores más de una clave al mes, así asentarás lo que te va funcionando.
LAS 12 CLAVES
* CLAVE 1: Elimina todas las notificaciones de cualquier plataforma de mensajería instantánea (Tiempo de ahorro: 15-20 minutos al día).
Cada vez que sufrimos una interrupción, el cerebro tarda entre 22 y 24 minutos en recuperar la atención completa en lo que estaba haciendo.
Consulta tu mensajes, en función de su relevancia o del número que recibas al día, pero tú decides cuándo y con qué frecuencia.
Beneficios:
- Se lucha contra la multitarea.
- Rebaja la ansiedad, que lleva a pérdida de concentración, al no tener distracciones visuales.
- La decisión de consultar los mensajes será tuya, y no al revés.
* CLAVE 2: No leas toda la “información interesante” que recibes cuando la recibes (Tiempo de ahorro: 10-60 minutos al día).
Es fácil navegar por Internet y encontrarse mucho material interesante para consumir. Pero, en lugar de hacerlo en el momento, sigue estos pasos:
a) Amacena la información que te interese en un lugar (hay muchas herramientas para hacerlo).
b) Elige uno o dos días por semana para leer los materiales y márcate un tiempo. Hazlo de manera aleatoria, eligiendo lo que más te apetezca.
c) Transcurrido el tiempo semanal que hayas determinado, elimina el resto. No sufras, lo importante volverá…
Beneficios:
- Dejas de volverte adicto al consumo de información.
- Reduces el estrés al saber que ya tienes un espacio donde lo has almacenado.
- Al no consumir inmediatamente la información, aumentas el foco y la concentración en lo que estás haciendo.
* CLAVE 3: Deshazte de tres tareas y/o actividades diarias prescindibles en cada trimestre (Tiempo de ahorro: 15-45 minutos al día).
Puedes hacerlo de tres maneras:
a) Delegar, por ejemplo, las llamadas que no te toca responder.
b) Automatizar, por ejemplo, la subida de archivos a la nube, en lugar de hacerlo de manera manual.
c) Eliminar, por ejemplo, el escaneado de documentos, aceptando solo documentos virtuales.
Beneficios:
- Agilizas procesos que, si se hacen manualmente, son muy engorrosos.
- No dedicas tu tiempo a tareas que no te corresponden y te desgastan.
* CLAVE 4: Usa el “rincón de la productividad” para dejar tu semana despejada (tiempo de ahorro: 20-30 minutos al día).
Haz una lista aparte con las microtareas de bajo impacto en tus objetivos y que no corren prisa, añadiendo la fecha en la que incluyes cada una y el tiempo que crees que te llevará hacerla. Revisa esta lista un día a la semana y decide qué microtareas puedes hacer, en función del tiempo que te va a llevar y del que tú tienes. Si una tarea lleva más de un mes apuntada, elimínala.
Beneficios:
- Reduce el estrés visual que genera una lista llena de tareas.
- Al revisarlas solo una vez por semana, será más fácil encontrar el momento para hacerlas.
* CLAVE 5: Anota las dudas más habituales de tu equipo en un mismo documento (Manual de Procesos) (tiempo de ahorro: 20-30 minutos al día).
Procura no utilizar un simple excel, sino una base de datos tipo EverNote, OneNote, PBWorks, WikiSpaces, etc.
Beneficios:
- Los espacios de conversación se podrán utilizar así para comentar nuevos retos.
- Se eliminan las constantes interrupciones de las personas colaboradoras, ya que podrán acceder primero a la base de datos.
* CLAVE 6: No trabajes más de dos horas seguidas sin descansar (Tiempo de ahorro: 30-60 minutos al día).
Para que el cerebro trabaje de forma óptima:
a) Cuando estés al 100% trabaja 90 minutos y descansa 15.
b) Cuando estés cansado, trabaja 40 minutos y descansa 10.
Beneficios:
- Aumenta la concentración a lo largo de toda la jornada.
- Aumenta la productividad.
* CLAVE 7: Usa un canal de comunicación para cada cosa (y evita duplicidades) (tiempo de ahorro: 15-20 minutos al día).
No repitas el mismo mensaje en diferentes paltaformas. Además, y sobre todo, asegúrate de que las personas de tu equipo sepan exactamente qué comunicación deben enviar en cada plataforma.
Beneficios:
- Se evita la “aversión” a la tecnología que produce el caos de mensajes sin control.
- Se reducen los posibles conflictos generados por los mensajes duplicados.
* CLAVE 8: Pon límites medibles a un comportamiento propio que consideres improductivo (tiempo de ahorro: 15-20 minutos al día).
Identifica alguna acción que consideras improductiva y a la que dedicas un tiempo excesivo. Anótalo cada vez que lo hagas para ayudarte a eliminarla de tu rutina.
Beneficios:
- Aumentará tu energía para dedicarte a tareas que sí consideras importantes.
- Le ganarás la partida a la inercia.
* CLAVE 9: Acuéstate hoy 5 minutos antes (tiempo de ahorro: 5 minutos al día).
De poco sirve tratar de levantarse antes si eres incapaz de dormir entre 6 y 7 horas seguidas. Nuestro cerebro tiene que cargar las pilas, así es que, en vez de quitarle horas de sueño a tu rutina habitual, dedica unos minutos extra a dormir un poco más.
Beneficios:
- Aprovecharás mejor a fuerza reparadora que da el descanso.
- Aumentará tu energía para aprender, para utilizar tu capacidad creativa y tu capacidad de concentración.
* CLAVE 10: Crea listas de comprobación (checklist) para agrupaciones de tareas que sueles hacer de forma habitual (tiempo de ahorro: 10-15 minutos al día).
Beneficios:
- Aporta tranquilidad de que no te dejas ningún paso a realizar.
- Ayudan al cerebro a no cansarse de recordar cosas que no te aportan valor.
* CLAVE 11: Usa un gestor de pestañas para ganar tiempo cuando navegas por Internet (tiempo de ahorro: 10-15 minutos al día).
Así, podrás minimizar todas las pestañas sin temor a perderlas y reducirás la memoria RAM empleada por tu ordenador cuando muchas pestañas están abiertas al mismo tiempo.
Beneficios:
- Reduce la ansiedad de querer consumir toda la información que tienes abierta.
- Mayor concentración en la actividad que estás haciendo en una única página.
- Ayuda a evitar la multitarea.
* CLAVE 12: Usa dos navegadores distintos para consultar Internet (tiempo de ahorro: 10-15 minutos al día).
Puedes usar uno para el ámbito laboral y otro para el personal.
Beneficios:
- Es un separador psicológico excelente entre el trabajo y el ocio.
Nadie dice que sea tarea fácil, aunque pueda parecerlo. Yo misma no sé por cuál voy a empezar porque creo que todas, casi todas, me hacen mucha falta... ¿Por cuál vas a empezar tú?
Te dejo un póster por si quieres imprimirlo y ponerlo en una pared que veas cada día... ¡Así no te olvidarás!
